Jumat, 19 Februari 2010

MANAJEMEN PROYEK


Dalam kehidupan keseharian sering didengar kalimat : kita dapat "Proyek", ini ada sebuah "Proyek" yang harus anda kerjakan dan lain sebagainya, apabila diberi tanggung jawab untuk mengelola sebuah proyek rasanya seperti prospek yang penuh tantangan, dan ini merupakan sebuah tugas untuk mengubah serta mengendalikan prospek tersebut menjadi sesuatu yang konkret, sesuatu yang bisa dikenali dan sesuatu yang lebih pasti.
Dari uraian diatas dapat dipastikan apa itu proyek? dan apa itu manajemen proyek?, agar pemahamannya lebih terarah kita coba uraikan pengertian dari proyek ataupun manajemen proyek, dan apa yang harus dilakukan dalam sebuah proyek dan bagaimana manajemennya?.
Pengertian dasar proyek adalah sebuah pekerjaan yang mempunyai ciri khas menonjol dalam rangka mencapai tujuan tertentu, seperti: Proyek Jalan Tol, Proyek Pesawat IPTN, Proyek Satelit Palapa, Proyek Pembuatan Sistem Informasi dan lain sebagainya, Sedangkan penggarapan proyek tersebut diperlukan sebuah manajemen yang baik dengan melalui prosedur yang terstruktur.

KONSEP-KONSEP PENGELOLAAN PROYEK
Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang diarahkan pada suatu hasil dimana jangka waktu penyelesaiannya ditentukan, suatu proyek dengan proyek yang lain mempunyai keunikan masing-masing, sehingga untuk menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek.
Proyek didefinisikan pula sebagai kumpulan aktivitas untuk memenuhi atau membentuk suatu obyek yang diinginkan, yang mana kegiatannya bersifat sementara dengan jangka waktu tertentu, selain itu, proyek juga memerlukan sumber daya tertentu dan memiliki sasaran yang jelas, dan secara ringkas, karakteristik proyek diuraikan sebagai berikut:
1. Proyek merupakan sebuah alat untuk membuat suatu perubahan.
2. Proyek mempunyai tujuan spesifik.
3. Proyek mempunyai awal dan akhir yang bisa dikenali dengan jelas.
4. Proyek dapat menghasilkan sesuatu yang bisa diharapkan dan diserahkan.
5. Proyek mempunyai bentuk yang unik.
6. Proyek merupakan tanggungjawab satu orang atau satu badan.
7. Proyek melibatkan biaya, sumber daya dan waktu.
8. Proyek menggunakan banyak jenis sumber daya dan ketrampilan.

Tujuan Proyek

a. Suatu proyek biasanya adalah suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu.
b. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan.
c. Proyek biasanya cukup kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap setiap sub-sub pekerjaan dalam hal waktu, urutan pekerjaan, biaya dan performansi.

Kompleksitas Proyek
a. Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi (pemasaran, personalia, enginering, produksi, keuangan) karena diperlukan bermacam-macam ketrampilan dan bakat dan berbagai disiplin dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam proyek.
b. Koordinasi antar fungsi organisasi sangat diperlukan untuk kesuksesan proyek sesuai dengan tujuan
Keunikan Proyek
a. Setiap proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah pernah dikerjakan sebelumnya. Bahkan dalam proyek yang rutin seperti pembangunan perumahan sering terjadi hal-hal baru karena berbeda lokasi seperti pencarian tenaga kerja, pengusahaan fasilitas umum (listnik, telepon, air), pembebasan tanah dan lain- lain yang membuat setiap proyek berbeda dengan yang lain.
b. Suatu proyek adalah suatu pekerjaan yang sekali terjadi, tidak pernah terulang dengan persis sama.
Proyek merupakan kegiatan yang tidak permanen

a. Proyek adalah aktivitas temporer.
b. Organisasi sementara dibentuk untuk mengelola personalia, material dan fasilitas untuk mencapai tujuan tertentu, biasanya dalam jadwal tertentu, dan sekali tujuan tercapai, organisasi akan dibubarkan dan akan dibentuk organisasi baru untuk mencapai tujuan yang lain lagi

Ketidakbiasaan Proyek
Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko, Kegagalan suatu proyek bisa berakibat buruk bagi organisasi

Siklus Hidup Proyek
a. Proyek adalah suatu proses bekerja untuk mencapai suatu tujuan, selama proses proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek.
b. Tugas-tugas, organisasi, orang dan sumber daya lain akan berubah bila proyek memasuki satu fase baru.
Pengelolaan proyek, atau sering disebut manajemen proyek adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya melalui pendekatan sistem dan arus kegiatan holistik (keseluruhan).
Tipe Proyek

a. Proyek yang berasal dan klien yang ditawarkan ke suatu konsultan atau kontraktor, dimana sudah jelas macam pekerjaan yang harus ditangani. Dalam kondisi seperti ini biasanya tidak ada proses tender sehingga tidak ada suasana kompetitif dalam perebutan proyek. Banyak sekali proyek seperti ini, khususnya untuk proyek yang nilainya relatif kecil.
b. Ide proyek muncul karena ada tawaran dana dari instansi atau lembaga tertentu. Dengan adanya tawaran itu kita bisa menyusun proposal proyek. Di dalam lembaga pendidikan sering ada tawaran dana penelitian untuk topik tertentu dengan alokasi dana tertentu.
c. Proyek muncul karena adanya tawaran lelang. Di sini suatu konsultan atau kontraktor harus berkompetisi untuk memenangkan tender. Proses yang harus dilalui biasanya lebih rumit dan panjang. Profesionalitas sangat menentukan keberhasilan dalam tender.
d. Proyek berasal dari dalam perusahaan sendiri.

Manajemen proyek
a. Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengambil keputusan dan mengendalikan sumberdaya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu.
b. Aplikasi dari pengetahuan, keahlian dan teknik untuk aktifitas proyek guna memenuhi atau melebihi dari kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek itu sendiri.
c. Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek atau mengambil personel yang ahli dalam bidangnya.

Ciri-ciri manajemen proyek
Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumberdaya mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut:
1. Seorang manajer proyek memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen, bebas dari rantai komando yang semestinya dari organisasi induk.
2. Manajer proyek adalah pembawa tunggal semua usaha niencapai satu tujuan proyek.
3. Karena setiap proyek memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumberdaya, maka pekerjaan-pekerjaan dalam proyek dikerjakan orang dan berbagai fungsi.
4. Manajer proyek dan tim proyek bertanggungjawab menyatukan orang-orang dan berbagai fungsi/disiplin yang bekerja untuk proyek.
5. Manajer proyek menegosiasi secara langsung manajer fungsional (pemasaran, personalia, produksi, keuangan, dan lain-lain) untuk memberikan dukungan.
6. Proyek akan memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya penyerahan hasil akhir dan kelayakan teknisnya, sementara unit- unit fungsional (dan organisasi induk) harus tetap menjaga kelangsungan organisasi induk untuk mencapai tujuannya, sebagai konsekuensi terkadang timbul konflik pemakaian sumberdaya antara manajer proyek dan manajer fungsional.
7. Dalam proyek akan terdapat dua rantai komando-komando vertikal (dan manajer fungsional) dan komando horisontal (dan manajer prayek), orang-orang dalam proyek harus melapor ke manajel fungsional dan manajer proyek.
8. Provek bisa berasal dan bagian yang berbeda dan organisasi induk, pengembangan produk bisa berasal dan bagian pemasaran sementara penerapan teknologi baru berasal dan R&D
Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu:
A. Perencanaan (Planning)
Perencanaan, mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim, untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang terjadi di beberapa perusahaan besar, maka cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara fisik adalah melalui organisasi proyek. Maka organisasi akan bekerja secara baik apabila:
1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus.
2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada.
3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus.
4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
5. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi.
Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak.
Tanggung jawab manajer proyek adalah memastikan
1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.
2. Proyek selesai sesuai budget
3. Proyek memenuhi sasaran kualitas.
4. Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.
Organisasi proyek digolongkan menjadi:
1. Organisasi Ideal, menurut Max Weber dikenal adanya :
a. Spesialisasi
b. Tingkatan berjenjang
c. Berdasarkan prosedur kerja
d. Hubungan yang bersifat impersonal
e. Promosi berdasarkan kompetensi
2. Organisasi Efektif, dikenal adanya
a. Harus dapat memahami tujuan proyek.
b. Mengetahui keberadaan orang-orang yang akan terlibat dalam proyek.
c. Mempublikasikan informasi mengenai tim proyek seawal mungkin.
d. Penentuan pendelegasian tugas dan wewenang.
e. Pengelompokan anggota tim atas dasar fungsinya dalam proyek. Secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yakni:
 berdasar produk
 berdasar lokasi
 berdasar proses
 berdasar pelanggan
 berdasar waktu
3. Organiasi Individu
a. Proyek yang hanya membutuhkan seorang personel saja
b. Biasanya PM merangkap sebagai fungsi-fungsi lain dalam proyek
c. Digunakan dalam proyek dengan skala kecil
Proyek Sebagal Bagian dan Organisasi Fungsional

Gambar struktur organisasi fungsional

Keuntungan penggunaan organisasi fungsional :
a. Adanva fieksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/ karvawan.
b. Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banvak proyek yang berbeda.
c. Orang-orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang sangat bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis.
d. Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bila para personel keluar dan proyek atau organisasi induk.
e. Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi mereka yang mempunvai keahlian tertentu.
Kerugian penggunaan organisasi fungsional :
a. Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek.
b. Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya.
c. Kadang-kadang dalam proyek yang diorganisasi secara fungsional tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untak mengurus proyek.
d. Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah
e. Penyusunan organisasi seperti ini tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap provek







Gambar proyek melekat pada unit fungsional yang paling berkompeten,
dipimpin project expeditor.







Gambar proyek melibatkan beberapa unit fungsional
dipimpin koordiantor proyek.
4. Organisasi Proyek Murni
a. Proyek terpisah dan organisasi induk.
b. Menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri, administrasi yang terpisah dari ikatan dengan organisasi induk, laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek.
c. Pimpinan dalam hal ini manajer proyek bisa melakukan pembangunan sumber daya dari luar berupa sub kontraktor atau supplier selama sumberdaya itu tidak bersedia atau tidak bisa dikendalikan dalam organisasi.
Kelebihan pengguanaan organisasi proyek murni:
a. Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek.
b. Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek.
c. Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.
d. Bila ada proyek yang sejenis berturut-turut, organisasi ini bisa memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu.
e. Karena kewenangan terpusat, kemampuan untuk membuat keputusan bisa cepat dilakukan.
f. Adanya kesatuan komando.
g. Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan.
h. Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek.
Kelemahan organisasi proyek murni:
a. Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerjakan, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumberdaya, sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas.
b. Struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk, karena biasanya akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh.
c. Sering kali manajer proyek menumpuk sumberdaya secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan.
d. Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada.
e. Ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan “memenuhi permintaan klien”.







Struktur organisasi proyek murni

5. Organisasi Matriks
a. Organisasi matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk.
b. Menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional dengan organisasi proyek murni.

Gambar organisasi matriks
Kelebihan pengguanaan organisasi proyek murni:
a. Proyek mendapatkan perhatian secukupnya.
b. Karena organisasi matriks melekat pada unit fungsionai organisasi induk maka mudah untuk mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dan setiap unit fungsional.
c. Tidak ada masalah yang berat yang akan menyusul berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika suatu proyek selesai.
d. Tanggapan terhadap keinginan yang diminta oleh klien bisa cepat diberikan seperti dalam organisasi proyek murni.
e. Dengan manajemen matrik proyek akan mempunyai akses perwakilan dan divisi administrasi perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan kebijaksanaan, prosedur dan perusahaan induk bisa dijaga.
f. Bila ada beberapa proyek yang bersamaan organisasi matrik memungkinkan distribusi sumberdaya yang Iebih seimbang untuk mencapai berbagai target beberapa proyek yang berbeda-beda.
Kelemahan pengguanaan organisasi proyek murni:
a. Dalam organisasi matrik terdapat kekuatan yang seimbang antara manajer fungsional dan Manajer Proyek, sehingga bila terdapat keraguan siapa yang mesif kena beban, pekerjaan proyek bisa jadi terbengkalai.
b. Perpindahan sumberdaya dan satu proyek ke proyek lain dalam rangka memenuhi jadwal proyek bisa meningkatkan persaingan antar masing-masing Manajer Proyek ingin memastikan proyeknyalah yang akan sukses bukan target organisasi secara keseluruhan.
c. Manajemen Matrik melanggar prinsip utama dan manajemen yakni kesatuan komando (unity of command).

Memilih Bentuk Organisasi Proyek
1. Frekuensi adanya proyek baru: berapa sering suatu perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana perusahaan induk tersebut terlibat dengan aktivitas proyek.
2. Berapa lama proyek berlangsung.
3. Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumberdaya yang dibutuhkan.
4. Kompleksitas hubungan: jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya.
5. Matriks dan organisasi proyek murni cocok untuk proyek berskala menengah dan besar, kompleksitas tinggi, beresiko tinggi, batasan waktu ketat.
6. Organisasi fungsional cocok untuk proyek dengan skala relatif kecil, resiko kecil, waktu fleksibel.
Setelah tujuan proyek ditetapkan, maka dilakukan pemecahan proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola dengan baik yang disebut WBS (Work Breakdown Structure), untuk saat sekarang sudah banyak software yang dapat digunakan diantaranya Windows XP
Secara ringkas, langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap perencanaan proyek adalah sebagai berikut:
a. Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhannva. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biava dan performansi yang ditargetkan.
b. Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek harus diuraikan dan didaftar.
c. Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.
d. Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat yang memperlihatkan waktu tiap aktivitas, batas selesai dan milestone.
e. Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan.Rencana ini akan memberikan informasi mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap aktivitas pekerjaan.
f. Ramalan mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.
Adapun tujuan pembuatan rencana antara lain:
a. untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek;
b. untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang dikeluarkan, dan
c. memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi, selanjutnya apa yang perlu dilakukan untuk mengejar ketertinggalan itu.
Secara teknis, perencanaan merupakan ringkasan aktivitas-aktivitas utama proyek, waktu dan biaya. Adapun yang termasuk dalam bagian ini adalah:
 Rincian pekerjaan (statement of work), yaitu uraian tentang pekerjaan yang ada.
 Jadwal proyek, yaitu jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, termasuk Milestone, jaringan kerja proyek, diagram CPM/ PERT.
 Anggaran dan dukungan keuangan, yaitu estimasi mengenai pengeluaran, kapan waktunya, untuk biaya tenaga kerja, bahan dan fasilitas.
 Testing, yaitu aktivitas untuk mendaftar semua yang perlu diuji, termasuk prosedur, waktu dan orang yang bertanggungjawab.
 Dokumentasi, yaitu dokumen-dokumen yang akan dihasilkan dan bagaimana dokumen ini akan diorganisasikan dan disimpan
 Implementasi, berupa pembahasan dan petunjuk mengenai bagaimana pelanggan menjalankan hasil proyek.
 Rencana peninjauan pekerjaan. Prosedur mengenai peninjauan pekerjaan secara periodik, catatan apa yang perlu ditinjau, kapan, oleh siapa dan menurut standar apa.
 Justifikasi ekonomi. Ringkasan alternatif yang mungkin dalam mencapai tujuan proyek memperlihatkan trade-off antara biaya dan jadwal.

2. Penjadwalan (Schedulling)
Penjadwalan yaitu menghubungkan antara tenaga kerja, uang, dan bahan yang digunakan dalam proyek, penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Pendekatan yang populer digunakan adalah Diagram Gantt atau Metode Bagan Balok (Bar Chart). Cara penjadwalan proyek yang lain adalah PERT (Project Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method).
Penjadwalan proyek membantu dalam bidang:
a. Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
b. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
c. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
d. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek.

Metode Penjadwalan Proyek
• Metode PERT / CPM
Dikembangkan oleh AL USA ® membantu penjadwalan agar perencanaan dan pengawasan kegiatan dapat dilakukan sistematis sehingga tercapai efisiensi kerja
CPM mengusahakan optimalisasi biaya total untuk jangka waktu penyelesaian yang bisa dicapai.
• Manfaat PERT / CPM
Dengan menggambar jaringan / diagram network proses produksi, manajemen memperoleh manfaat sebagai berikut:
a. Memperoleh logika ketergantungan atau logika kegiatan proses produksi.
b. Dapat mengetahui bahaya akan keterlambatan proses produksi
c. Dapat dilihat kemungkinan perubahan jalur proses produksi yang lebih baik atau lebih ekonomis.
d. Dapat dipelajari kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan.
e. Dapat diketahui batas waktu penyelesaian keseluruhan proses produksi

Karakteristik Dasar PERT
• Jalur Kritis
Proses produksi dalam jalur yang jangka waktu penyelesaian lama atau terbesar dan diharapkan dapat diminimalisasikan.
• Ciri-ciri jalur kritis
a. Jalur yang memakan waktu terpanjang dalam suatu proses.
b. Jalur dengan tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya.
c. Tidak adanya tenggang waktu tsb yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis.
• Manfaat analisis jalur kritis
a. Dapat diketahui rencana proyek secara terperinci sebelum proyek berjalan.
b. Dapat diketahui berapa lama proses produksi memakan waktu.
c. Manajemen dapat mengetahui kegiatan mana yang perlu pengendalian cermat.
d. Dari jalur bukan jalur kritis dapat diketahui besarnya idle capacity (kapasitas menganggur) yaitu dengan melihat besar slack dan floatnya.
e. Slack dan float adalah perbedaan waktu paling cepat (earliest time) dengan waktu paling lambat (latest time). Jadi merupakan perbedaan antara ES dan LS atau antara EF dan LF. Istilah slack digunakan dalam jaringan berdasarkan kejadian (event) sedangkan float digunakan berdasarkan kegiatan (activity).
Contoh Kasus PERT:
Nama Kegiatan Kegiatan Pendahulu Waktu Pengerjaan (Hari)
A -- 10
B A 20
C A 10
D B 10
E C 40
F D, E 20

Jaringan Kasus PERT:

Mencari Earliest Start Time (ES), Earliest Finish Time (EF), Latest Start Time (LS), Latest Finish Time (LF) dan jalur kritisnya
Kegiatan ES EF LF LS
A 0 10 10 0
B 10 30 50 30
C 10 20 20 10
D 30 40 60 50
E 20 60 60 20
F 60 80 80 60

• Jalur kritis untuk kasus PERT diatas:
kegiatan A, C, E dan F yaitu
10 + 10 + 40 + 20 = 80 hari
• Jadi jalur kritis untuk kasus PERT di atas adalah selama 80 hari atau merupakan waktu terlama untuk proyek tersebut.

Ada beberapa ciri-ciri PERT yang harus diperhatikan yaitu:
1. Kelebihan PERT:
a. Sangat bermanfaat untuk menjadwalkan dan mengendalikan proyek besar.
b. Tidak memerlukan perhitungan matematis yang rumit.
c. Network dapat untuk melihat hubungan antar kegiatan proyek secara cepat.
d. Analisis jalur kritis dan slack membantu menunjukkan kegiatan yang perlu
diperhatikan.
e. Dokumentasi proyek menunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk berbagai kegiatan.
f. Dapat diterapkan untuk proyek yang bervariasi
g. Berguna dalam pengawasan biaya dan jadwal.
2. Keterbatasan:
a. Kegiatan harus jelas dan hubungan harus bebas dan stabil
b. Hubungan pendahulu harus dijelaskan dan dijaringkan bersama-sama.
c. Perkiraan waktu cenderung subyektif dan tergantung manajer.
d. Ada bahaya terselubung dengan terlalu banyaknya penekanan pada jalur kritis.
3. Pengendalian (Controlling)
Pengendalian proyek meliputi pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran, pengendalian proyek juga digunakan untuk merevisi rencana proyek dan memungkinkan untuk mengganti/menggeser sumber daya ke tempat yang memerlukan (mengelola ulang) sehingga tepat waktu dan biaya, pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget, pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.
Untuk saat ini telah banyak software yang dapat dipergunakan diantaranya Primavera, MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project, Manajemen pengendalian di dalam sistem informasi, berarti kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh manajer sistem informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam sistem teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah gangguan-gangguan terhadap sistem informasi
Tujuan dari sistem informasi tidak akan mengena jika sistem ini terganggu, sehingga sistem informasi harus mempunyai pertahanan terhadap gangguan-gangguan tersebut dan pertahanan ini harus dilakukan terus-menerus. Pertahanan dari sistem informasi sering disebut dengan pengendalian dan keamanan sistem informasi yang didefinisikan sebagai penjagaan terhadap fasilitas dan proses komputer dari gangguan-gangguan yang disengaja maupun yang insidental tidak disengaja yang dapat menyebabkan perubahan-perubahan, kerusakan-kerusakan atau pencurian-pencurian sumber-sumber daya sistem informasi secara tidak sah.

SOAL LATIHAN!
1. Apa yang dimaksud dengan proyek?
2. Jelaskan tahapan dalam manajemen proyek?
3. Sebutkan apa saja persyaratan yang harus ada agar organisasi proyek berjalan baik!
4. Sebutkan organisasi proyek yang anda ketahui!
5. Apa saja kelebihan dan keterbatasan PERT ?
6. Hal apa sajakah yang perlu dikendalikan dalam pengendalian proyek? Apa kegunaan dari pengendalian proyek?
JAWABAN:
1) Proyek adalah rangkaian kegiatan yang harus diselesaikan untuk mencapai suatu tujuan utama, yang mana sifat proyek tersebut unik Proyek didefinisikan pula sebagai kumpulan aktivitas untuk memenuhi atau membentuk suatu obyek yang diinginkan, yang mana kegiatannya bersifat sementara dengan jangka waktu tertentu.
2) Tahapan dalam manajemen proyek, yaitu:
1. Perencanaan (Planning).
2. Penjadwalan (Schedulling).
3. Pengendalian (Controlling).

3) Persyaratan yang harus ada agar organisasi proyek berjalan baik, antara lain:
1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus.
2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada.
3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus.
4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
5. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi.

4) Yang termasuk organisasi proyek, antara lain:
1. Organisasi Ideal.
2. Organisasi Efektif.
3. Organisasi Individu.
4. Organisasi Proyek Murni
5. Organisasi Matriks.

5) Keterbatasan PERT, meliputi:
a. Kegiatan harus jelas dan hubungan harus bebas dan stabil
b. Hubungan pendahulu harus dijelaskan dan dijaringkan bersama-sama.
c. Perkiraan waktu cenderung subyektif dan tergantung manajer.
d. Ada bahaya terselubung dengan terlalu banyaknya penekanan pada jalur kritis.
6) Pengendalian proyek meliputi pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran. Pengendalian proyek digunakan untuk merevisi rencana proyek dan memungkinkan untuk mengganti/menggeser sumber daya ke tempat yang memerlukan (mengelola ulang) sehingga tepat waktu dan biaya.
A. KARAKTERISTIK PROYEK
Sebagaimana uraian diatas bahwa proyek adalah pekerjaan yang akan mengubah sesuatu dengan tunjangan tetentu, seperti misalnya Proyek Pembuatan Terusan Zues, maka ini akan memberikan dampak secara langsung bagi kehidupan manusia, dengan mengubah pola kerja manusia atau dengan mengubah lingkungan mereka, harus dilakukan secara terkontrol dengan baik, karena perlu-perlu pertimbangan yang sangat mendasar
Hal ini yang membedakan proyek dengan aktivitas rutin yang merupakan bagian dari bisnis suatu organisasi, seperti melakukan editing surat kabar, membuat listing gaji karyawan dan lain sebagainya. Dan bentuk proyek sangat bervariasi baik dalam jenis maupun ukurannya serta dikelola dalam segala jenis bisnis, misalnya sistem informasi, bangunan, keuangan, pemasaran, penelitian industri dan pemerintah lokal, disamping itu tidak ada dua proyek yang sama meskipun obyek yang dikembangkan sama, sebab ini dipengaruhi oleh tujuan, keadaan dan maupun komponen pelaksanaannya (yaitu Hardware, Software ataupun Brainware).

B. SIKLUS PROYEK
Didalam penggarapan dan penerapan bentuk struktur pada proyek, pada prinsipnya memiliki landasan struktur dasar yang sama, apapun jenisnya semua proyek akan melalui sejumlah tahap yang pasti dan tentu saja akan bervariasi menurut jenis proyeknya, Adapun tahapan didalam penggarapan/penerapan sebuah proyek, meliputi:
1. Inisiasi
Tahap ini merupakan tahap atau langkah awal yang paling mendasar dalam sebuah proyek sebagai penentu keberhasilan proyek apabila dikerjakan secara efektif, bidang-bidang yang dikerjakan dalam tahap ini, meliputi:
• Penentuan syarat-syarat referensi
• Penetapan tujuan
• Kesepakatan anggaran, dan
• Persetujuan proyek
2. Spesifikasi
Tahapan ini merupakan tahapan pada saat syarat-syarat secara rinci ditetapkan, dan pada tahap ini berhubungan erat dengan pemakai akhir proyek, pada tahap ini, tim proyek akan menganalisis secara rinci persyaratan yang diajukan oleh pemakai, kemudian didokumentasikan dalam spesifikasi persyaratan.
3. Rancangan
Tahap ini mewujudkan gagasan-gagasan telah terbentuk pada saat tahap spesifikasi dengan melengkapi persyaratan yang sudah disepakati, seperti tenaga ahli teknik (arsitek), analisis sistem, Insinyur, ahli fisika, dan lain sebagainya yang akan menciptakan solusi terhadap masalah yang telah dinyatakan, bentuk rancangan dapat berupa rencana diagram, modal kerja, prototipe atau sebuah spesifikasi yang terinci.
4. Instalasi/ Pelaksanaan
Tahap dimana produk yang telah dirancang dan dibangun dan siap untuk dioperasikan, walaupun tetap dilakukan rechecking (pemeriksaaan ulang) secara terus menerus dan ini benar-benar disesuaikan oleh kehendak pemakai
5. Kehendak
Tahap ini merupakan tahap akhir sebuah proyek, yang mana semua bagian proyek telah digarap akan diopersikan dalam satu satuan waktu yang ditentukan, setelah proyek beroperasi dalam kurun waktu yang ada, bisa muncul masalah baru atau persyaratan baru, sehingga siklus proyek berulang kembali, atau dapat digambarkan sebagai berikut :







C. PENDEKATAN SISTEMATIS
Setelah memberikan proyek sebagai hal yang pada dasarnya unik, beragam dalam bentuk ukuran, bentuk, waktu, biaya dan somber dayanya, rasanya mungkin aneh bahwa kita harus berusaha memberikan sebuah pendekatan manajemen proyek standar agar bisa diterima secara universal, tetapi karena ragam itulah maka sebuah pendekatan yang sistematis diperlukan, ada sejumlah metodologi manajemen yang spesifik, yang dalam banyak kasus secara spesifik dirancang untuk industri atau sejenis proyek tertentu, kita tidak akan membahas hal itu disini, kecuali mengatakan bahwa semua itu merupakan penjelmaan prinsip dasar yang diuraikan dalam lanjutan isi buku ini.
Bahaya dari metologi ini tentu saja ada, yakni is bisa menjadi pengganti manajemen yang sesungguhnya, dan kita harus selalu sadar akan resiko tersebut, tidak ada metodologi yang sempurna bagi keadaan individual proyek Anda, tetapi asalkan prinsip-prinsip yang mendasarinya dipahami dengan baik tidak ada alasan mengapa Anda tidak boleh mengambil pendekatan "buku masakan" dan memilih bagian-bagian yang menurut perasaan Anda paling sesuai dan akan memberikan nilai yang paling tinggi bagi Anda sebagai Manajer Proyek, anda harus memperhatikan bahwa pengambilan metodologi yang sangat rumit kerap memakan waktu yang banyak dan dengan sendirinya juga biaya.
Walaupun demikian, sebuah pendekatan sistematis akan memungkinkan Manajer proyek dapat menerapkan suatu struktur pada proyek, hal itu akan memungkinkan bisa terkurangi resiko yang terdapat pada setiap proyek, dan hal itu akan menuntunnya menuju penyelesaian yang sukses, sebuah pendekatan sistematis mempunyai keuntungan sebagai berikut:
Keuntungan Pendekatan Sistematis
• Menjarnin bahwa produk yang akan diserahkan oleh proyek secara jelas didefinisikan dan dipahami oleh semua pihak
• Memungkinkan tujuan proyek secara jelas didefinisikan dan dengan erat dihubungkan dengan tujuan bisnis organisasi
• Memungkinkan tanggung jawab masing-masing bagian-bagian proyek yang berbeda dipahami, dialokasikan dan disetujui
• Meningkatkan pendekatan logis terhadap perencanaan dan mendorong perkiran yang lebih akurat
• Memberikan sarana konsisiten untuk memonitor dan mengontrol secara efektif.
• Menyakinkan manajemen senior dengan memperagakan kontrol yang bisa dilihat.

D. LANGKAH AWAL PROYEK
Hari ini kita akan meninjau awal sebuah proyek, sebagaimana yang sudah kita bicarakan kemarin, tahap permulaan atau tahap awal proyek merupakan tahap yang paling penting. Kalau ini salah, hampir bisa dipastikan proyek akan gagal
Langkah Awal Proyek:
1. Menetapkan Tujuan
2. Menentukan Cakupan
3. Menyusun Stategi
4. Menggunakan Struktur Pembagian Kerja
Kunci langkah awal proyek adalah dokumen syarat-syarat referensi, hal ini mungkin terjelma dalam bentuk sejumlah penyamaran-seperti rekomendasi untuk studi kelayakan atau laporan definisi proyek-tetapi syarat-syarat referensi ini sangat penting diperhatikan, dalam banyak hal, syarat-syarat referensi mewakili kontrak Manajer Proyek dengan pemakai dan dengan sponsor proyek, dalam fungsi tersebut syarat-syarat referensi menetapkan konteks proyek, apa yang diharapkan dan kapan penyelesaiannya
Walaupun' demikian, sama seperti kontrak lainnya, syarat referensi berlaku untuk "melindungi" Manajer Proyek, memungkinkan Manajer proyek menjelaskan resiko yang ada, dugaan, waktu, sumber daya dan persyaratan anggaran yang tampak pada tahap ini, syarat-syarat referensi adalah titik awal tempat suatu bentuk struktur diterapkan pada proyek, Proyek diberi bentuk, ukuran dan arah, walaupun baru dalam pengertian secara umum.

E. SYARAT-SYARAT REFERENSI
Unsur-Unsur dalam syarat-syarat Referensi
• Wewenang dan sponsor proyek
• Pelanggan
• Tujuan
• Cakupan
• kekangan
• Biaya/ anggaran
• Sumber daya
• Apa yang bisa diserahkan
• Tahap dan jadual proyek
• Statregi
• Resiko
• Dugaan
• Peranan dan tanggung jawab

1. WEWENANG DAN SPONSOR PROYEK
Yang diperlukan disini tidak lebih dari sebuah persyataan sederhana yang menyebutkan siapa yang meminta agar proyek dilaksanakan, tergantung pada posisi proyek dalam organisasi yang akan kita bahas kemudian mungjkin ada saatnya dalam masa proyek ketika Anda harus meminta' keputusan dari pihak berwenang yang lebih tinggi, misalnya untuk memcahkan suatu masalah prioritas yang sating bertentangn, maka sebaiknya pihak berwenang yang didelegasikan kepada Manajer Proyek, ditetapkan pada awal proyek

2. PELANGGAN
Diatas sponsor proyek itu, penting sekali adanya kejelasan tentang untuk siapa Anda melaksanakan proyek itu, siapa yang jadi pelanggan proyek. Biasanya pemakai terakhir dari produk kelak Anda serahkan.

3. TUJUAN
Mengapa menetapkan tujuan?
Sering didengar organisasi menetapkan misi, sasaran, tujuan, atau apapun orang menyebutnya, dalam hal seperti ini mungkin ada suatu hierarki dan Anda harus menghadapi orang yang siap memperdebatkan hal itu secara panjang lebar, yang penting Anda harus memberikan arah kepada proyek dan arah itu bisa dinyatakan pada tingkat yang berbeda-beda, baik secara strategis maupun taktis, pemberian arah ini sangat penting, karena tanpa itu Manajer Proyek tidak akan bisa berbuat banyak sesuai peran yang diuraikan kemarin.
Alasan Penetapan Tujuan
• Untuk memberikan arah
• Untuk memfokuskan hasil
• Untuk memungkinkan rencana bisa berbuat
• Untuk memprioritaskan dan mengorganisasikan pekerjaan
• Untuk mendorong motivasi kerja
• Untuk mengkomunikasikan maksud proyek
• Untuk memungkinkan keberhasilan bisa dikenali
Sebuah aspek kunci untuk mempertahankan dukungan organisasi adalah menjamin bahwa tujuan proyek sesuai dengan tujuan bisnis organisasi.; Penyesuaian tujuan lebih baik kalau dinyatakan secara eksplisit, kalau perusahaan Anda memutuskan untuk melakukan diversifikasi ke jalur produk barn dan proyek Anda sedang mengerjakan penelitian dibidang itu, maka sumbangan proyek Anda terhadap bisnis mungkin sudah tak perlu dipersoalkan lagi, kalau Anda mengganti sistem komputer yang sudah usang, maka sumbangan proyek Anda mungkin tidak begitu jelas, karena alasan itu maka penting sekali terutama dalam kasus tujuan yang implisit agar tujuan dipikirkan masak-masak dan kata-kata untuk menyatakan dipilih dengan cermat
Tujuan mempunyai ragam bentuk ukuran : mungkin tujuan itu bisa stategis atau taktis, teknis tau prosedural, terbuka atau dirahasiakan, jangka panjang atau jangka pendek, bisa diterapkan pada organisasi atau sangat pribadi, sehingga sulit kita menetapkan secara umum. Walaupun demikian, dibawah ini ada ketentuan dasar untuk mendefinisikan tujuan proyek:
Tujuan proyek harus :
• Sesuai dengan tujuan bisnis
• Bisa diukur, dalam pengertian :
* Kualitasnya
* Kuantitasnya
* waktunya
* Biayanya
* Produk akhirnya yang sudah ditetapkan
• Bisa dicapaui
• Konsisten
• Mudah dipahami
• sedikit jumlahnya
• Mendapatkan dukungan penuh dan komitmen manajemen senior, sponsor proyek dan pemakai.

Tujuan proyek tidak boleh dirugikan oleh sifatnya yang samar-samar atau terlalu umum. Kalau kita ingin tahu apakah suatu proyek sukses atau tidak, kita haus tahu apakah tujuan kita telah tercapai.

Tujuan yang bisa diukur
Pengukuran sukses kadang-kadang dipandang begitu penting sehingga Anda mungkin mendapatkannya sebagai bagian yang terpisah dalam syarat-syarat referensi. Sebuah proyek untuk mengembaugkan mesin yang lebih hemat bahan bakar harus menyatakan dengan jelas seberapa lebih hematnya mesin itu. Sebuah proyek untuk meningkatkan produktivitas harus menyatakan berapa banyak produk tambahan yang akan dihasilkan perjam atau berapa banyak biaya yang bisa dihemat.
Tujuan yang bisa dicapai
Adalah kepentingan Manajer Proyek jika tujuan bisa dicapai dan dia harus merasa puas jika demikian keadaannya, Jika tujuan tidak bisa dicapai, maka hal itu menyatakan bahwa yang dipilih keliru.
Tujuan yang konsisten
Tidak begitu jelas bahwa kita harus berfikir untuk menjamin konsistensi tujuan kita. Tujuan bisnis kerap kali mengandung sifat bawaan tidak konsisten meningkatkan penghasilan pemegang saham tidak selalu konsisten dengan memelihara kesejahteraan karyawan (paling tidak dalam jangka pendek). Maka mungkin sekali tujuan proyek Anda menderita karena kontradiksi bawaan yang serupa.
Kalau tujuan tampak tidak konsisten Anda harus menyatakan mana yang mendapat prioritas, dan apa pertukaran yang bisa diterima. Semua Manajer Proyek harus meninjau hubungan antara tujuan mereka dalam kaitannya dalam waktu, biaya kualitas.








Rp 100 juta tidak lebih kesempurnaan
BAGAN Waktu - Biaya - Kualitas

Ini adalah "segitiga abadi" manajemen proyek, dan manajemen proyek harus terus menerus terlibat dalam suatu bentuk pertukaran antara ketiga tujuan ini. Ditempat mana Anda menempatkan diri didalam segitiga bergantung pada proyeknya: kalau Anda membuat pelat peringatan untuk Perayaan Perak maka mungkin Anda berada dipuncak segitiga. Dan kalau Anda mengembangkan sistem keamanan yang mendesak maka Anda mungkin mendapatkan Anda disudut kanan bawah segitiga.
Walaupun biasanya Anda mengatakan kepada diri sendiri, "Saya lebih berkepentingan dengan waktu daripada biaya", Anda harus berusaha memperhitungkan hal ini, kalau itu memang belum diperintahkan kepada Anda. sebagai contoh, "Saya punya anggaran antara Rp. 1 milyar dan Rp. 1,5 milyar, tetapi dalam keadaan apapun saya harus menyerahkan produk jadi pada waktunya untuk kampanye penjualan Hari Raya Idul Fitri.

CAKUPAN

Kecuali kalau sudah ditetapkan dengan jelas pada awal proyek, cakupan yang salah letak merupakan salah satu bidang yang bisa menimbulkan kesulitan paling besar dalam pelaksanaan proyek.
Cakupan bisa ditetapkan dalam banyak cara dan jarang ada satu kalimat yang bisa dirancang untuk mengatakan apa yang ada di dalam dan apa yang ada di luar proyek. Pada hari Minggu kita sudah membicarakan betapa manajemen proyek merupakan manajemen perubahan. Maka kita harus menetapkan cakupan kita dalam pengertian hal-hal yang akan berubah:
Cakupan bisa ditetapkan dalam pengertian :
• Departemen yang terpengaruh
• Orang yang terpengaruh
• Lokasi dan kawasan yang terpengaruh
• Proses bisnis yang terpengaruh
• Produk yang terpengaruh
Ini bisa dipikirkan sebagai "Apa, Dimana, Bagaimana dan Apa"-nya proyek. Cakupan yang ditetapkan dengan baik akan membuat Anda tidak perlu lagi berusaha memecahkan masalah yang tidak perlu, atau membuang-buang waktu kerja yang tidak relevan.
Sebuah proyek untuk mengotornatis administrasi di dalam instansi kesehatan pada tahap pertama mungkin hanya mencakup:
1. Departemen pencatatan medis
2. Rumah sakit di sebelah selatan lokasi
3. Prosedur penerimaan dan perjanjian dengan pasien
4. Pasien luar

KEKANGAN

Kekangan sangat mirip dengan cakupan, tetapi menyatakan bidang-bidang yang berada diluar cakupan, atau apa batas yang tidak boleh Anda langgar. Pembatasan waktu dan biaya sudah lazim, dan ini selalu punya dampak terhadap faktor ketiga, kualitas.

Kekangan juga bisa merupakan akibat kekuatan luar yang tidak bisa Anda kontrol: undang¬-undang, geografi, etiket organisasi, dan sebagainya.

BIAYA

Pada tahap ini Anda tidak banyak mengetahui berapa biaya proyek diperlukan. Walaupun demikian mungkin ada anggaran untuk proyek, dan ini harus dinyatakan dalam syarat-syarat Referensi.

SUMBER DAYA

Sekali lagi, Anda tidak tabu persis sumber daya apa yang akan diperlukan. Walaupun demikian Anda harus menyatakan dari mana akan mengambil staf untuk pelaksanaan proyek dari luar atau dari dalam. untuk departemen mana dan sumber daya tertentu yang diperlukan yang sudah tampak Jelas

APA YANG BISA DISERAHKAN

Apa yang bisa diserahkan dari proyek harus ditetapkan secara eksplisit sehingga tidak ada keraguan dalam pikiran manajemen senior, pemakai atau staf proyek tentang apa yang diharapkan. Masih belum cukup, misalnya, hanya mengatakan bahwa Anda akan menyerahkan sebuah sistem komputer: Anda akan menyerahkan perangkat lunak, perangkat keras, buku petunjuk dan latihan.

Lebih-lebih, biasanya ada sesuatu yang sementara bisa diserahkan dalam pelaksanaan proyek: dokumentasi, hasil penelitian, prototipe, rancangan dan model.
Apa yang bisa diserahkan untuk sementara mempunyai keuntungan sebagai bukti nyata kemajuan dalam pelaksanaan proyek. Dalam fungsi tersebut, penyerahan ini biasanya bersesuaian dengan akhir suatu tahap proyek yang penting.

TAHAP DAN JADUAL

Pada saat ini Anda harus bisa mengenali tahap-tahap utama proyek, walaupun hanya pada tingkat seperti yang sudah kita bebas pada hari Minggu. Anda mungkin memilih untuk mengubah nama tahap agar lebih sesuai dengan proyek Anda atau dengan budaya organisasi Anda. Tetapi sekarang setelah memikirkan lebih lanjut untuk apa proyek tersebut, Anda harus sudah berada pada posisi untuk menetapkan jadual yang lebih tepat.

Menetapkan tahap proyek memungkinkan pekerjaan dapat dilihat dalam komponen yang lebih bisa dipahami. terutama dalam kasus proyek lama, sangat mudah bagi staf proyek maupun manajer senior untuk kehilangan rasa komitmen kalau tanggal penyelesaian proyek masih lama.
Pada tahap ini, tentu saja tidak mungkin kits bisa mengatakan dengan tepat berapa lama suatu tahap akan makan waktu. Semakin jauh pelaksanaan proyek semakin sedikit informasi yang Anda miliki, dan semakin kurang bisa diandalkan perkiraan yang Anda buat. Biasanya Anda akan membatasi diri hanya untuk memenuhi tanggal penyerahan pertama atau penyelesaian tahap pertama, dan memberikan perkiraan tanggal untuk penyerahan berikutnya.

Anda harus bisa menilai kemungkinan "rentang perhatian" organisasi Anda.Mungkin ini langsung dihubungkan dengan daur perencanaan bisnis, atau alternatifiiya mungkin hanya suatu produk dari kebudayaan organisasi. Proyek apa saja yang melampaui "rentang perhatian" akan ditakdirkan untuk gagal, dan Anda harus mempertimbangkan kembali cakupan dan tujuan Anda.

STRATEGI

Setelah menetapkan tujuan, cakupan, apa yang yang bisa diserahkan, tahap, jadual, Proyek Anda sudah mulai punyai bentuk. Walaupun demikian, Anda belum harus menentukan dengan cara bagaimana Anda bermaksud melaksanakan proyek.

hal ini penting sekali agar disepakati sebelumnya. Walaupun Anda diberi kebebasan yang cukup besar, manajemen senior akan perlu mempunyai suatu keyakinan mengenai pendekatan yang akan Anda ambil. Demikian Pula, staf proyek Anda sendiri (dan staf lain yang kerjasamanya mereka andalkan) akan memerlukan tingkat prinsip tuntunan yang cukup tinggi untuk proyek.


Strategi anda harus mencakup :
• Prinsip Strategi
• Penggunaan teknik atau metodologi tertentu
• Pengambilan suatu standar yang sudah diakui
• Hubungan dengan bagian lain dalam organisasi


RESIKO

Pengenalan resiko dalam Syarat-syarat Referensi atau pernyataan definisi proyek tidak dimaksudkan sebagai kesempatan bagi Manajer proyek untuk mengatakan "saya kan sudah bilang!" setelah proyek gagal.

Walaupun begitu, hal itu merupakan kesempatan untuk mempertimbangkan apa yang bisa dilakukan pada tahap ini untuk mengatasi dampaknya.

Namun berjaga-jagalah terhadap tindakan memasukan masalah dan resiko yang merupakan bagian rutin manajemen proyek. Selalu ada resiko seluruh tim proyek jatuh sakit pada suatu tahap yang genting. Resiko yang spesifikasi dikemukakan disini adalah dalam beberapa hal sesuai dengan cirri khas proyek tertentu.

Mungkin juga Anda berusaha melakukan sesuatu yang sangat inovatif, mengambil suatu metodologi baru, bahwa Anda berada di bawah pengaruh sesuatu yang sama sekali diluar pengendalian Anda (seperti jatuhnya bursa valuta pada hari ketika Anda melancarkan pengeluaran saham, atau dikeluarkannya undang-undang baru), tetapi bukan bencana alam.

Analisis resiko merupakan sebuah persoalan tersendiri. Walaupun demikian, dengan tujuan untuk memulai proyek, dengan bisa melakuakn hal berikut ini sudah cukup:

Analisis Resiko
• Mengenali resiko
• Meninjau kemungkinan timbuhiya setia`p resiko
• Mengenali tindakan yang bisa diambil untuk mencegah timbulnya resiko
• Meninjau dampak terhadap proyek/ organisasi kalau resiko sampai timbul
• Mengenali rencana yang bisa memperbaiki dampak dari suatu jika betul-betul terjadi. Dugaan
Setiap dugaan diambil pada tahap ini harus dengan jelas dinyatakan seperti apa adanya, sebab hal itu juga merupakan uusur resiko.

Ketergantungan
Anda harus memasukan kedalam analisis ketergantungan apa saja terhadap faktor luar yang tidak bisa Anda kendalikan atau hanya bisa Anda kontrol secara terbatas. Ketergantungan ini mungkin terhadap bagian lain dalam organisasi Anda dalam menyediakan suatu sumber daya pada sate saat tertentu, atau ketergantungan pada pemasok luar dalam menyediakan suatu produk atau suku cadang yang diperlukan untuk proyek Anda.

Ketergantungan ini hares dirinci dalam peranan dan tanggung jawab dalam syarat-syarat referensi, tetapi menyebut hal itu sebagai resiko bisa membantu Anda menyakinkan sesungguhnya sponsor proyek dan manajemen senior Anda menyadari dampak kegagalan itu dan memastikan bahwa bagian-bagian lain organisasi punya komitmen terhadap proyek Anda.


Kemungkinan tak terduga
Rencana penanggulangan kemungkinan tak terduga sebagai resiko yang harus dihadapi bisa dicukupi sederhana dengan menambahkan 10 persen kedalam lainanya pelaksanaan proyek yang diharapkan untuk memberikan kelonggaran kepada sesuatu yang mungkin kurang beres, atau bisa juga dengan meninjau kembali seluruh rencana, atau menetapkan kembali cakupan proyek.

Kalau waktu pelaksanaan proyek ditambahkan kedalam rencana untuk menghadapi kemungkinan yang tidak terduga dan hal itu tidak selalu harus dilakukan maka harus diambil tindakan hati-hati tentang siap yang mengetahui hal itu. Jelas sekali, hal itu harus disepakati bersama sponsor proyek, tetapi Anda harus berjaga-jags menghadapi pengaruh Hukum Parkinson (kerja untuk mengisi waktu bahwa yang ada) kalau sampai menjadi rahasia umum bahwa "tidak ada seorang pun yang akan keberatan kalau proyek terlambat satu bulan".

Kalau ini berarti bahwa Anda punya du rangkaian rencana, rencana yang diumumkan dan rencana "sesunggulmmya," maka biarlah demikian yang terjadi. Walaupun demikian lakukanlah itu dengan hati-hati. dalam keadaan apapun Anda harus bertindak secara tutus, dan apa pun hares sellu dilakukan dengan persetujuan sponsor proyek dan manajemen senior.

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB

Sumber Daya Luar
Pada tahap ini, Anda akan harus sudah memberikan pemikiran yang sedikit terinci tentang bagaimana proyek akan diberi staf dan organisasi ini akan dibicarakan kemudian. namun memastikan bahwa semua peran dan tanggung jawab luar dinyatakan dengan jelas penting sekali.

Tidak ada proyek yang bisa diselesaikan secara terisolasi dan Anda akan selalu memerlukan kerjasama orang lain, baik dari dalam maupun dari luar organisasi. Keterlibatan orang lain dalam proyek Anda bisa untuk melaksanakan bagian pekerjaan yang spesifik, memberikan informasi, membuat keputusan atau menyediakan konsultasi.
Anda harus menunjukan bilamana dan sebanyak apa keterlibatan orang lain diperlukan sehingga mereka bisa merencanakan untuk menyediakan sumber daya yang memadai ketika Anda membutuhkannya. Kalau Anda tidak bisa melakukan hal maka Anda menghadapi resiko besar tidak bisa memperoleh sumber daya tersebut justru pada saat Anda sangat memerlukannya.

Tanggung jawab pembuatan keputusan
Menetapkan siapa yang harus membuat keputusan merupakan persyaratan utama dalam setiap proyek. Jika tanggung jawab pembuatan keputusan tidak dengan jelas ditetapkan maka keputusan yang penting tidak bisa diambil. Akibatnya proyek akan menderita kelesuan, atau tim proyek sendiri yang akan membuat keputusan, dengan akibat kekacauan dan berkurangnya komitmen dari pemakai.

Sebagai ketentuan umum, keputusan harus dibuat oleh mereka yang biasanya membuat keputusan didalam organisasi, atau punya kewenangan dan tanggung jawab untuk menghadapi konsekuensinya. Akuntan harus mengambil keputusan tentang penghitungan uang, teknisi tentang masalah teknis, dan sebagainya.

Tingkat kewenangan juga harus ditetapkan, terutama kewenangan dalam membelanjakan uang atau membuat penyimpangan dan Syarat-syarat Referensi.Ini harus mencakup prosedur peningkatan guna membantu menyelesaikan konflik antara keputusan-keputusan yang saling bertentangan yang diambil oleh pembuat keputusan yang berbeda.




PERENCANAAN TERINCI
Hari ini akan meninjau aspek-aspek perencanaan yang lebih terinci dan alat yang bisa didapat untuk membantu dalam membuat perencanaan tersebut.

Dalam beberapa hal perencanaan terinci ini merupakan proses pengulangan yang mungkin Anda tinjau beberapa kali pada saat Anda berusaha memperbaiki rencana. Walaupun demikian ada beberapa tahap yang mencolok yang hares dilakukan.

Tahap-Tahap Perencanaan Terinci
• Membuat Perkiraan
• Mengenali Ketergantungan
• Membentuk Jaringan Ketergantungan
• Memberikan Tanggung Jawab
• Mengalokasikan Sumber Daya
• Membuat Grafik Gantt
• Menyempumakan Rencana

Biasanya Anda tidak berada pada posisi untuk merencanakan seluruh proyek secara terinci pada awalnya. Memang, percobaan untuk menyesatkan hal itu bisa menghasilkan rencana menyesatkan dan tentu saja tidak akurat.

Perencanaan memerlukan sejumlah informasi. Dan jumlah serta kualitas informasi yang perlu Anda miliki proporsinya berlawanan dengan rentang waktu antara kapan Anda merencanakan dan kapan tugas harus dilaksanakan.

Hanya untuk apa saja, selain proyek yang sangat kecil, biasanya Anda perlu menyediakan rencana terinci untuk tahap proyek yang akan Anda masuki. Secara khas, perencanaan tahap berikutnya merupakan tugas terakhir dari semua tahap proyek.


MEMBUAT PERKIRAAN

Pembuatan perkiraan yang efektif merupakan kunci bagi rencana yang bisa menyakinkan seseorang, itu juga merupakan bagian yang paling sulit karena melibatkan pembuatan penilaian berdasarkan pengetahuan, pengertian dan pengalaman, dengan keadaan seperti itu, kepentingan yang berbeda dan kadang-kadang saling berlawanan akan timbul.
Penting sekali agar semua orang terlibat dalam proses pembuatan perkiraan dan ini harus termasuk mereka yang akhirnya melakukan pekerjaan, memiliki pengertian umum tentang biaya proyek, waktu yang diperlukan dan tujuan kualitasnya, tepatnya tugas apa yang diberikan terlibat dan apa hasil yang akan diserahkan.
Perkiraan akan selalu menjadi penafsiran manusia mengenai faktor-faktor ini, dan Manajer Proyek harus mengajukan kepada diri sendiri pertanyaan berikut:

Kalau Perkiraan Terlalu Lama
• Apakah pembuat perkiraan berusaha memberi dirinya waktu lebih banyak dari pada sebenamya diperlukan untuk memudahkan segala-galanya?
• Apakah dia secara berlebihan meresahkan (misalnya karena kurang pengalaman) kerumitan
tugasnya?
• Apakah dia merencanakan untuk menyerahkan apa yang Anda pandang sebagai pemecahan yang terlalu berlebih-lebihan (misalnya laporan 200 halaman padahal memorandum satu halaman saja sudah cukup)

Kalau Perkiraan Tenyata Terlalu Singkat
• Apakah pembuat perkiraan terlalu yakin akan kemampuan sendiri?
• Apakah dia benar-benar memperhitungkan kerumitan tugas?
• Apakah dia memperhitungkan sepenuhnya apa yang diharapkan untuk diterahkan olehnya?
• Apakah dia membuat pengandaian yang tak masuk akal tentang masukan untuk tugas?

Kita perlu membuat perkiraan (dan dengan demikian perlu proses pembuatan perkiraan) yang kita yakini sehingga kita tahu jangka waktu proyek, biaya dan sumber daya yang diperlukan. Lebih¬lebih, kalau kita ingin menerapkan suatu tingkat kontrol yang memuaskan atas proyek, sejak awal kita harus tahu berapa lama menurut keyakinan kita setiap tugas akan makan waktu dan berapa banyak biaya yang diperlukan.

Untuk memperhitungkan faktor manusia yang "lunak" seperti disebutkan di atas, kita harus berusaha menerapkan suatu tingkat obyektifitas dan empirisme ke dalam proses itu. Tidak ada metode peramalan masa depan yang bebas kegagalan. Tetapi dengan memasukan bahwa kita membuat penilaian yang berpedoman pada informasi dan berdasarkan data yang mantap dan pengandaian yang masuk akal, kita bisa mengurangi resiko.

Banyak sekali ragam teknik yang berbeda-beda yang bisa kita gunakan untuk membuat perkiraan, masing-masing kurang-lebih sesuai dengan keadaan yang berlainan. Walaupun demikian, Anda harus memperhatikan bahwa hal ini sama sekali tidak bisa menggantikan penilaian dan pengalaman. Anda harus berjaga jaga terhadap kemungkinan membuat perumusan yang terlalu rumit untuk menghasilkan perkiraan. Selamanya ketepatan perkiraan sangat penting, dan perkiraan akan tetap sangat peka terhadap faktor-faktor sebyektif.

Kalau Anda menggunakan proses pembuatan perkiraan yang resmi dan biasanya itu sudah semestinya jika Anda berbuat demikian Anda harus bertahan pada pilihan Anda. Berjaga-jaga terhadap kecenderungan para manajer membesar-besarkan angka yang diberikan oleh bawahannya (kalau ini dilakukan pada beberapa tingkat dalam hierarki maka angkanya bisa menyimpang jauh dari gambaran yang sesungguhnya). Sebaiknya, tolaklah godaan untuk membuat pemotongan sewenang-wenang. Takanan terhadap Anda untuk melakukan hal ini terutama besar sekali ketika bekerja dalam proyek yang waktunya mendesak.
Beberapa prinsip utama yang harus dip ertimbangkan ketika membuat perkiraan diuraikan sebagai berikut :

Prinsip Pembuatan Perkiraan
• Perkiraan harus dalam pengertian pekerjaan per hari (atau "orang per hari"). Waktu yang digunakan untuk menyelesaikan sebuah tugas adalah produk sumber daya yang bisa diterapkan pada proyek dan kekangan lainnya.
• Perkiraan tidak boleh mencakup kelonggaran untuk memperhitungkan kemungkinan tak terduga. Itu bisa diterapkan kemudian pada tingkat global.
• Perkiraan harus `jujur".
• Komitmen individu harus diusahakan.
• Tingkat keahlian dan pengalaman staf yang digunakan harus diperhitungkan.
• Prosedur yang digunakan dan pengandaian apapun yang dibuat harus di dokumentasikan.
• Proses harus selalu ditinjau kembali selama pelaksanaan proyek untuk memastikan bahwa pengandaian dan faktor yang; digunakan dalam membuat perkiraan masih sesuai dengan kebenaran.
• Perkiraan tidak boleh "rekayasa".
• Pemeriksaaan yang masuk akal harus selalu diterapkan.

Membuat Perkiraan Dengan Menggunakan Data Historis
Data historis tentang proyek sebelumnya bisa merupakan sumber data dasar yang tak temilai harganya bagi proyek barn. Pada umumnya, data ini hanya bisa didapat kalau organisasi Anda punya perencanaan dan prosedur kontrol yang mantap, yang dengan setia mencatat waktu dan upaya yang dilakukan pada setiap tugas selama pelaksanaan proyek sebelumnya.

Membuat Perkiraan Dengan Menggunakan Waktu Relatif
Kerap kali ada hubungan langsung antara waktu yang diambil untuk melakukan satu tugas dan waktu yang diambil untuk melakukan tugas berikutnya, Kalau diperlukan waktu dua bulan untuk merancang satu tipe produk tertentu, maka biasanya diperlukan waktu empat bulan untuk membuat dan dua bulan untuk mengujinya
Peraturan yang menentukan spesefikasi hubungan ini mungkin sudah sangat dikenal dalam industri Anda sendiri, pendekatan ini sangat cocok membuat perkiraan tingkat tahap begitu sebuah proyek mulai dilaksanakan, Dan Anda akan mempunyai gambaran yang akurat tentang waktu dan sumber daya yang digunakan untuk menyelesaikan untuk menyelesaikan tugas tepat pada waktunya.
Membuat Perkiraan Dengan menggunakan Parameter
Mungkin tidak mustahil bagi kita untuk mengambil rumusan yang bisa disesuaikan dengan ukuran apa yang bisa diserahkan dan kerumitan tugas, beberapa rumusan ini sudah sangat mapan dibeberapa industri tertentu, dalam Teknologi Informasi ada rumusan yang terkanal berdasarkan jumlah arsip yang akan ditinjau oleh suatu program, jumlah keputusan yang harus diambil didalam program, dan Bahasa yang digunakan, Rumusan ini sering diambil dan disempumakan dengan menggunakan data historis yang dikumpulkan selama bertahun-tahun

By: Rully Muliarto

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Komentar ya di blog akuuuuhh.... wajib lho...